materiały partnera
Dla przedsiębiorcy kontrola celno-skarbowa oznacza inne reguły niż kontrola podatkowa. Różnice dotyczą wszczęcia, korekt rozliczeń i zakończenia czynności. Znając je, łatwiej zaplanować przekazywanie dokumentów i korzystanie z praw. Poradnik dotyczy przede wszystkim kontroli rozliczeń podatkowych z art. 54 ust. 1 pkt 1 ustawy o KAS.[1]
Najważniejsze w skrócie
Kontrolę celno-skarbową reguluje dział V rozdział 1 ustawy o KAS, a kontrolę podatkową dział VI Ordynacji podatkowej. Nie można automatycznie przenosić zasad między tymi procedurami. Do pierwszej stosuje się odpowiednio tylko przepisy Ordynacji objęte odesłaniami, przede wszystkim w art. 94 ustawy o KAS.[1][2]
Kontrola KAS w trybie celno-skarbowym nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia. W kontroli podatkowej zawiadomienie jest zasadą: wszczęcie następuje po upływie 7 dni, lecz przed upływem 30 dni od jego doręczenia, z ustawowymi wyjątkami i możliwością wcześniejszego rozpoczęcia na wniosek kontrolowanego.[1][2]
Nie obowiązuje tu rozdział 5 Prawa przedsiębiorców, a więc przewidziane w nim roczne limity czasu kontroli, zasada jednej kontroli jednocześnie ani sprzeciw przedsiębiorcy. Praw należy szukać w ustawie o KAS i odpowiednio stosowanej Ordynacji.[1]
Uzupełniające omówienie procedury zawiera ekspercki materiał kontrola celno-skarbowa.
W zwykłym trybie datą wszczęcia jest dzień doręczenia upoważnienia. W spółce dokument może odebrać m.in. członek zarządu, osoba upoważniona do reprezentacji lub odbioru korespondencji. Naczelnik UCS może prowadzić kontrolę w całej Polsce.[1]
Sprawdź, czy upoważnienie do kontroli zawiera elementy wymagane przez art. 62 ust. 8 ustawy o KAS:
Przy kontroli na podstawie upoważnienia legitymację okazuje się na żądanie. Gdy podejrzenie naruszenia przepisów i okoliczności uzasadniają niezwłoczną kontrolę, można ją wszcząć na legitymację. Upoważnienie doręcza się wtedy bez zbędnej zwłoki, nie w sztywnym terminie 3 dni.[1]
Od doręczenia upoważnienia biegnie 14 dni na złożenie deklaracji pierwotnej lub korekty w zakresie kontroli. Złożone później, lecz przed jej zakończeniem, nie wywołują skutków prawnych. Jeżeli naczelnik uwzględni deklarację lub korektę, doręcza zawiadomienie, które kończy kontrolę bez wyniku kontroli. Dlatego od początku warto przeanalizować rozliczenia objęte upoważnieniem.[1][4]
Czynności mogą odbywać się nie tylko w siedzibie firmy, lecz także w UCS czy miejscu przechowywania ksiąg. Kontrolujący mogą żądać dokumentów i danych elektronicznych związanych z przedmiotem kontroli, dokonywać oględzin, przesłuchiwać oraz zabezpieczać dowody.[1]
Obowiązki przedsiębiorcy obejmują udostępnienie dokumentów objętych kontrolą, także elektronicznych i poufnych, przekazanie danych z ksiąg komputerowych oraz wyjaśnienia. Na żądanie trzeba przedstawić urzędowe tłumaczenie istotnych dokumentów obcojęzycznych. Dokumenty i towary wydawane na czas kontroli powinny być odbierane za pokwitowaniem.[1]
Równolegle kontroluj terminy. Zgodnie z art. 63 ustawy o KAS czynności należy zakończyć bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu 3 miesięcy od wszczęcia. Każde niezakończenie w terminie wymaga pisemnego zawiadomienia z przyczynami przedłużenia i nowym terminem. Sam upływ 3 miesięcy nie oznacza więc automatycznego końca kontroli.[1]
Możesz ustanowić pełnomocnika, chyba że czynność wymaga osobistego działania. Masz również prawo przeglądać akta, sporządzać notatki i odpisy, wykonywać kopie własnym urządzeniem oraz składać wnioski dowodowe. Dostęp do akt podlega ustawowym wyłączeniom; odmowa następuje postanowieniem, na które służy zażalenie. Podstawą są odpowiednio stosowane przepisy Ordynacji.[1][2]
O dowodzie z zeznań świadków lub opinii biegłych należy zawiadomić kontrolowanego przynajmniej 3 dni wcześniej, a o oględzinach najpóźniej bezpośrednio przed czynnością. Wyjątek dotyczy nieobecności kontrolowanego i okoliczności uzasadniających natychmiastowy dowód. Możesz uczestniczyć w tych czynnościach, zadawać pytania i składać wyjaśnienia.[1][2]
Typową kontrolę rozliczeń podatkowych kończy doręczenie wyniku kontroli. Dokument wskazuje m.in. zakres kontroli, nieprawidłowości albo ich brak oraz pouczenie o deklaracji lub korekcie. Do tego wyniku nie stosuje się 14-dniowych zastrzeżeń do protokołu, znanych z kontroli podatkowej.[1][2]
Od doręczenia wyniku biegnie drugie 14-dniowe okno na deklarację lub korektę. Możesz uwzględnić ustalenia w całości albo częściowo. Deklaracja lub korekta złożona po tym terminie, ale przed doręczeniem postanowienia o przekształceniu kontroli w postępowanie podatkowe, nie wywołuje skutków prawnych. Korekta deklaracji wymaga więc oceny zarówno ustaleń, jak i daty doręczenia.[1][4]
Nie oznacza ona automatycznej ochrony karnej skarbowej. Art. 16a KKS przewiduje niepodleganie karze za określony czyn dotyczący deklaracji lub księgi po prawnie skutecznej korekcie. Przy uszczupleniu należność trzeba uiścić niezwłocznie, najpóźniej w terminie wyznaczonym przez finansowy organ postępowania przygotowawczego. Ochrona jest wyłączona, gdy przed korektą wszczęto postępowanie przygotowawcze o ten czyn albo ujawniono go w toku już prowadzonego postępowania przygotowawczego.[3]
Po stwierdzeniu nieprawidłowości kontrola przekształca się w postępowanie podatkowe m.in. przy braku deklaracji lub korekty, jej nieuwzględnieniu albo uwzględnieniu korekty akceptującej ustalenia tylko częściowo. Następuje to z dniem doręczenia postanowienia, na które nie służy zażalenie. Postępowanie prowadzi i decyzję wydaje naczelnik UCS, który sporządził wynik kontroli.[1]
Od decyzji przysługuje odwołanie do dyrektora izby administracji skarbowej, wnoszone za pośrednictwem organu, który ją wydał. Termin wynosi zasadniczo 14 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie powinno zawierać zarzuty, istotę i zakres żądania oraz dowody je uzasadniające. To inny etap niż reakcja na wynik kontroli. Nie należy utożsamiać tych dokumentów ani związanych z nimi terminów.[2]
Opisanej ścieżki nie można przenosić na wszystkie kontrole celno-skarbowe. Kontrole prawa celnego wskazane w art. 84 ust. 1 pkt 3 ustawy o KAS kończą się protokołem, a ust. 4 odsyła do zastrzeżeń z art. 291 Ordynacji. W starszych sprawach trzeba również uwzględnić przepisy przejściowe, w szczególności art. 3 ustawy z 24 czerwca 2025 r.[1][2][4]
Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w konkretnej sprawie. W indywidualnej sytuacji należy skonsultować się z adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym.
