Działalność każdej firmy regulowana jest przez normy prawne i administracyjne. Dotyczą się one norm i przepisów, struktury firmy, liczby pracowników, zasad pracy – te wszystkie kategorie ujmują dokumenty organizacyjne. Gwarantują one efektywne funkcjonowanie poszczególnych działów przedsiębiorstwa, a także firmy jako całości. Do podstawowych zadań kierownictwa firmy należy rejestracja dokumentów organizacyjnych. Jak się tym zająć?
Dokumentacja organizacyjna stanowią podstawę działalności firmy. Dzięki niej można sprawnie i skutecznie wdrażać normy prawa administracyjnego i cywilnego. Każdy z tych dokumentów obligatoryjnie zatwierdzany jest przez kierownictwo i obowiązuje do czasu zastąpienia innym bądź też anulowania. Przykładowo – w procesie reorganizacji przedsiębiorstwa obowiązkowe jest opracowanie nowych dokumentów prawnych i organizacyjnych.
Do dokumentów organizacyjnych zaliczyć można:
Dokumenty organizacyjne zazwyczaj składają się z podzielonych na akapity sekcji. Sporządza się je na standardowym papierze o rozmiarach A4. Każdy dokument organizacyjny obowiązkowo powinien zawierać takie dane jak: nazwa organizacji, podział, numer, data opracowania, nazwa dokumentu, tytuł, podpis inicjatora oraz zatwierdzająca pieczęć.
Dokumenty organizacyjne to nie jedyne dokumenty, które okazują się niezbędne w toku pracy przedsiębiorstwa. Bezpłatne wzory dokumentów, które mogą okazać się równie przydatne, znaleźć można na stronie internetowej https://aleo.com/pl/wzory-dokumentow/.
Zarządzenie dokumentacją przedsiębiorstwa dotyczy się nie tylko dokumentów organizacyjnych, ale także dokumentów tworzonych przez pracowników i napływających z zewnątrz. Bardzo ważne, by stworzyć system ich segregowania, a następnie rozdzielania do właściwych działów.
Bardzo ważne, aby dokumenty, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności, zawsze znajdowały się w zasięgu ręki. Z kolei te, które trzeba archiwizować, powinny być przechowywane w odpowiedni sposób. Nieco więcej informacji na ten temat dostępnych jest pod adresem https://aleo.com/pl/.
O tym, jak ważna jest prawidłowa segregacja dokumentów, niech świadczy fakt, że pomimo postępującej cyfryzacji, wciąż ponad połowa polskich firm większość procedur administracyjno-biurowych realizuje w formie papierowej. Przez lata dokumenty w polskich przedsiębiorstwach składowane były w teczkach i segregatorach, a archiwizowano je w papierowych archiwach.
W dzisiejszych czasach coraz większa liczba firm decyduje się na korzystanie z systemów komputerowych, które umożliwiają sprawne zarządzanie dokumentacją, a także jej archiwizację. Przechowywanie danych w wersji elektronicznej jest bardzo wygodnym i praktycznym rozwiązaniem – pozwala błyskawicznie wyszukać potrzebny dokument bez konieczności żmudnego przeczesywania segregatorów.
