Kiedy warto powierzyć sprawy kadrowe wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej?

Prowadzenie własnego działu kadr może wydawać się naturalne – do momentu, w którym tempo zatrudnienia przyspiesza, a przepisy prawa pracy zmieniają się szybciej, niż zespół nadąża z ich wdrażaniem. W wielu firmach moment przełomowy przychodzi nagle: opóźnione deklaracje, nieprawidłowe umowy, stresująca kontrola z ZUS czy błędne rozliczenia. Coraz więcej organizacji decyduje się w takiej chwili na powierzenie spraw kadrowych zewnętrznemu partnerowi. Czy to dobre rozwiązanie?

Jakie sygnały wskazują, że kadry warto przekazać zewnętrznej firmie?

Zewnętrzna obsługa kadrowa sprawdza się szczególnie tam, gdzie tempo zatrudniania przyspiesza, a wewnętrzny zespół nie nadąża za liczbą spraw do załatwienia. Jeśli w firmie coraz częściej brakuje czasu na przygotowanie umów, pojawiają się błędy w deklaracjach do ZUS, a przepisy zmieniają się szybciej niż wewnętrzne procedury – to znak, że czas rozważyć przekazanie obsługi specjalistom.

Sygnały ostrzegawcze są dość czytelne:

• rośnie liczba pracowników, a ewidencja staje się nieczytelna lub prowadzona w arkuszach,
• dział HR skupia się na poprawianiu błędów zamiast planować działania strategiczne,
• firma działa w wielu lokalizacjach i brakuje spójności w dokumentacji,
• nie ma jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z urzędami i kontrolami,
• właściciel lub dyrektor musi angażować się w bieżące sprawy kadrowe zamiast rozwijać firmę.

Outsourcing kadr i płac to odpowiedź na te problemy – zapewnia porządek, terminowość i zgodność z przepisami bez konieczności budowania całego zespołu HR.

Co dokładnie możesz przekazać zewnętrznemu partnerowi?

Zakres usług kadrowych realizowanych przez zewnętrzne firmy jest szerszy, niż mogłoby się wydawać. To nie tylko rozliczenia pensji, ale kompleksowa obsługa wszystkich aspektów związanych z zatrudnieniem.

Doświadczony zespół może przygotowywać umowy o pracę, cywilnoprawne i aneksy. Może prowadzić akta osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami i zadbać o to, by wszystkie dane pracowników były prawidłowo ewidencjonowane. Do tego dochodzi obsługa urlopów, zwolnień lekarskich i rozliczanie czasu pracy.

Firmy zewnętrzne przygotowują też deklaracje do ZUS, PFRON czy urzędów skarbowych. W razie kontroli – kontaktują się z odpowiednimi instytucjami, wspierają w przygotowaniu dokumentów, odpowiadają na pytania. Przedsiębiorca nie zostaje z tym sam.

Jakie korzyści daje outsourcing kadr i płac na co dzień?

Największym plusem jest odciążenie. Nie trzeba już czytać każdej zmiany w Kodeksie pracy, pilnować nowych wzorów umów czy uzupełniać ręcznie ewidencji czasu pracy. Zewnętrzny zespół przejmuje te zadania i wykonuje je zgodnie z aktualnymi przepisami.

Kolejna korzyść to przewidywalność. Terminy są dotrzymywane, deklaracje trafiają tam, gdzie trzeba, a Ty wiesz, ile kosztuje cała usługa. Łatwiej planować rozwój firmy, skalować działania i reagować na zmiany.

Warto też wspomnieć o porządku w dokumentach. Wszystko trafia do jednego miejsca – bez porozrzucanych arkuszy, dublujących się plików i nieczytelnych ewidencji. Masz jasność i dostęp do danych wtedy, kiedy ich potrzebujesz.

Kto najczęściej decyduje się na przekazanie kadr na zewnątrz?

Z outsourcingu kadr i płac korzystają zarówno firmy zatrudniające kilkadziesiąt osób, jak i większe organizacje z rozproszoną strukturą. Często są to też przedsiębiorstwa z dużą rotacją, działające w logistyce, handlu, produkcji czy usługach.

Współpraca z firmą zewnętrzną dobrze sprawdza się również tam, gdzie właściciele nie chcą tworzyć osobnego działu HR, ale potrzebują pewności, że sprawy kadrowe są prowadzone poprawnie. To rozwiązanie dla tych, którzy stawiają na porządek, prostotę i spokojną głowę.

Źródła:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Cyfryzacja procesów HR w sektorze MŚP. Warszawa 2022.https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/cyfryzacja-hr.pdf

Infor.pl. Outsourcing kadrowo-płacowy – co daje firmom?https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/zarzadzanie/5411262,Outsourcing-kadrowo-placowy-co-daje-firmom.html

Obserwator Finansowy (NBP). Outsourcing usług – elastyczność i oszczędności w firmachhttps://www.obserwatorfinansowy.pl/forma/rotator/outsourcing-uslug-elastycznosc-i-oszczednosci-w-firmach/

ARTYKUŁ SPONSOROWANY