Więcej spokoju, mniej chaosu. Jak KSeF może pomóc przedsiębiorcom

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to wyzwanie, ale także szansa na uporządkowanie chaosu, poprawę komunikacji w firmie i większy spokój właściciela. Przekonuje o tym Bernadetta Sacharczuk, specjalista księgowości i doradca biznesowy, która podczas indywidualnych spotkań z przedsiębiorcami pokazuje, jak oswoić nowe przepisy związane z fakturowaniem.

Jest księgową z 24-letnim doświadczeniem, a przez 10 lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Już dwa lata temu wdrożyła w nim elektroniczny obieg dokumentów i przygotowała je do pracy w środowisku KSeF – w praktyce, w codziennym funkcjonowaniu, a nie tylko na papierze.

Dziś to, czego się nauczyła, przekazuje dalej. Pracuje z przedsiębiorcami, pomagając im poukładać firmę od środka: procesy, odpowiedzialność, przepływ informacji, decyzje. Stara się patrzeć na całość, a nie tyko na wycinek biznesu.

WSPARCIE SZYTE NA MIARĘ

Z Bernadettą Sacharczuk spotykamy się w biurze Wrzesińskiego Stowarzyszenia Przedsiębiorców i Kupców, z którym jest związana.

– Tutaj dostaję realne wsparcie, możliwość poprowadzenia warsztatów dla firm i – co dla mnie bardzo ważne – przestrzeń do rozmów o prawdziwych wyzwaniach lokalnego biznesu – mówi mentorka zapraszając do dołączenia do WSPiK. 

Na początku miała w planie szkolenia grupowe, ale stwierdziła, że skuteczniejsza będzie formuła spotkań indywidualnych. Bo każda firma jest inna i ma różne potrzeby.

– Przedsiębiorcy potrzebują dziś nie kolejnych informacji, ale kogoś, kto pomoże im realnie poukładać procesy związane z KSeF, ale nie tylko, bo również może to być temat RODO, obiegu dokumentów, współpracy z informatykami. Idziemy po rozwój. Tym dla mnie jest KSeF – mówi pani Bernadetta.

– Tłumaczę język specjalistów (księgowych, informatyków, doradców podatkowych) na ludzki język właściciela firmy. Pomagam przedsiębiorcom podejmować świadome decyzje, a punktem wyjścia jest dzisiaj KSeF. Analizuję firmę całościowo – taką, jaka jest naprawdę – i dopiero wtedy rekomenduję decyzje – podkreśla.

Jest gotowa pomóc nie tylko przedsiębiorcom, ale także biurom rachunkowym, które w obecnej sytuacji często biją się z myślą o zamknięciu usług.

KSeF NIE TAKI STRASZNY, JAK GO MALUJĄ

Wielu przedsiębiorcom Krajowy System e-Faktur kojarzy się dziś z kolejnym obowiązkiem narzuconym odgórnie. Większość pracodawców widzi w nim po prostu uciążliwość.

– Z mojego doświadczenia wynika jednak coś innego. KSeF nie zmienia przepisów. KSeF pokazuje to, co w firmach od lat wymaga doprecyzowania – zaznacza doradczyni.

KSeF to centralny system prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w którym faktura funkcjonuje jako zestaw danych w określonej strukturze, a nie jako dowolny dokument. Został zaprojektowany, aby wystawiać, przesyłać i przechowywać faktury ustrukturyzowane (w praktyce: dane faktury w formacie XML, zgodne ze wzorem). W skrócie chodzi o to, aby faktura była zestawem danych w jednym, spójnym formacie, a nie „dowolnym dokumentem" (papier/PDF). To ma przyspieszać obieg informacji i ograniczać ręczne przepisywanie danych między systemami.

KRÓTKO O OBOWIĄZKACH

Docelowo w systemie będą funkcjonować wszystkie podmioty gospodarcze.

Ustawodawca wprowadza obowiązek etapami. Pilotaż wprowadzono już pod koniec 2021 roku, a KSeF dobrowolnie działa od 1 stycznia 2022 roku. Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie rozszerzony na pozostałych podatników.

Do 31 grudnia 2026 roku tzw. wykluczeni cyfrowo mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży na fakturach poza KSeF w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Jeśli limit 10 tys. zł w danym miesiącu zostanie przekroczony, obowiązek wystawiania w KSeF powstaje od faktury, którą ten limit przekroczy.

Od 1 lutego br. wszyscy podatnicy mają obowiązek odbierania faktur wyłącznie przez KSeF. Oznacza to, że faktura wystawiona w systemie jest uznawana za doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF – niezależnie od tego, czy odbiorca faktycznie „zajrzy" do systemu.

Przepisy przewidują m.in. możliwość wystawiania faktur offline w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do KSeF (z obowiązkiem późniejszego dosłania).

SZANSA DLA BIZNESU

– Dla mnie KSeF to moment prawdy o firmie. Jeśli procesy są niejasne, decyzje niepodjęte, a odpowiedzialności rozmyte na kilka osób, KSeF to bezlitośnie obnaża – mówi Bernadetta Sacharczuk. Jak podkreśla, wprowadzenie nowych przepisów to szansa na uporządkowanie chaosu i poprawę komunikacji w firmie, a także na przewidywalność operacyjną i spokój właściciela.

Doradczyni zaprasza do siebie przedsiębiorstwa, a także biura rachunkowe, które chcą sensownie i spokojnie przygotować firmę do KSeF.

– Moje podejście opiera się na relacji: najpierw wysłuchanie, potem zrozumienie, a dopiero na końcu rekomendacja. Efektem jest przewidywalność, jasność decyzji i poczucie kontroli nad firmą – zaznacza.

Bernadetta Sacharczuk pracuje w środowisku klienta lub w gabinecie przy ul. Wiewiórowskiego 8 we Wrześni.

Kontakt: [email protected]

Facebook: https://www.facebook.com/benia.abr