Dziś (1 kwietnia) rozpoczął się drugi etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że po największych graczach, którzy dołączyli do systemu w lutym, teraz obowiązek fakturowania cyfrowego spada na barki mniejszych i średnich przedsiębiorstw.

Poza nawiasem pozostali na razie tylko mikroprzedsiębiorcy (z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie) – oni do KSeF dołączą dopiero od 2027 roku. Dla zdecydowanej większości pracodawców cyfrowa rewolucja stała się właśnie faktem.

Plusy i minusy

Nowe przepisy to nie tylko zmiana formatu pliku z PDF na XML. To przede wszystkim całkowite przemodelowanie dotychczasowych nawyków w firmach. Urzędy Skarbowe podkreślają plusy KSeF-u. W zamyśle ma on:

• ułatwić dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu,
• pozwolić na automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• usprawnić i przyspieszyć obiegu faktur
• zwiększyć bezpieczeństwa obrotu gospodarczego,
• ograniczyć ryzyko błędów.

Na barkach właścicieli firm pozostają jednak wyzwania związane z wdrożeniem nowego systemu, którymi są m.in. przeszkolenie zespołu czy integracja systemów.

Wsparcie rządowe

Na osłodę Ministerstwo Finansów przygotowało małą poduszkę powietrzną – przez cały 2026 rok nie będą nakładane sankcje finansowe za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Możemy więc uczyć się nowego systemu bez obaw o natychmiastowe kary.

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa przygotowały też rozwiązania wspierające korzystanie z KSeF. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia m.in. wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur, ich wyszukiwanie oraz pobieranie w formatach XML i PDF.

Dodatkowo dostępna jest także Aplikacja Mobilna KSeF 2.0, która pozwala zarządzać fakturami oraz danymi kontrahentów z poziomu urządzeń mobilnych.

Wsparcie obejmuje też m.in. całodobową infolinię KAS oraz dostęp do materiałów szkoleniowych.

Dodatkowo od marca 2026 KAS realizuje nowy cykl spotkań „KSeF – szkolenia dla branży”, skierowany do przedsiębiorców. Szkolenia prowadzone są zarówno w formule stacjonarnej, jak i online i mają na celu przekazanie praktycznej wiedzy dostosowanej do specyfiki danej branży.

Więcej informacji na stronie: Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Czy Waszym zdaniem KSeF to krok w stronę nowoczesności czy tylko kolejny biurokratyczny ból głowy?