Freepik
Archiwizowanie dokumentów w formie papierowej często wynika z przywiązania do starych, sprawdzonych metod, dając złudne poczucie bezpieczeństwa. Można się zastanowić, czy to naprawdę najlepszy sposób na zarządzanie archiwum w przedsiębiorstwie? Może jednak lepiej zaufać nowym technologiom?
Zdecydowanie tak. Digitalizacja dokumentów ma sens nie tylko z perspektywy organizacyjnej — jest to również najlepszy sposób na zapewnienie długoterminowego bezpieczeństwa najważniejszych danych osobowych i biznesowych. Oto pięć powodów, dla których warto dziś przestawić swoje archiwum na cyfrowe.
Cyfrowa archiwizacja dokumentów zapewnia bezpieczeństwo i ochronę najważniejszych akt bardziej niż najlepsza szafka czy regał archiwizacyjny. Dokumenty papierowe mogą ulec nieodwracalnym uszkodzeniom, na przykład w wyniku pożaru lub zalania. Mogą się również zgubić, przypadkowo uszkodzić lub nawet zostać wykradzione.
Przejście na technologię cyfrową eliminuje wszelkie ryzyka uszkodzenia związane
z przechowywaniem papierowych akt. Dokumentacja cyfrowa jest zdecydowanie bezpieczniejsza dla firmy.
Przejście z dokumentów papierowych na cyfrowe ma sens nie tylko z punktu widzenia bezpieczeństwa. Jest również praktycznym rozwiązaniem innych potrzeb biznesowych. Jedną z bardziej wartościowych korzyści związanych z przejściem na archiwum cyfrowe jest ilość miejsca, które może zaoszczędzić przedsiębiorstwo. Mniej fizycznej przestrzeni potrzebnej do przechowywania dokumentów oznacza więcej pieniędzy zaoszczędzonych na kosztach stałych.
Cyfryzacja może wyeliminować zbędne i czasochłonne procesy wynikające z używania papierowej dokumentacji. Wiele procesów biznesowych byłoby bardziej uproszczonych i wydajnych, gdyby można było pominąć drukowanie papierowych kopii akt, a zamiast tego przechowywać pliki bezpośrednio w bezpiecznym, cyfrowym środowisku. Cyfrowe prowadzenie archiwum jest również łatwiej skalowalne.
Inną ważną korzyścią związaną z digitalizacją dokumentów papierowych jest bezproblemowa organizacja. Pracownicy mogą łatwo gromadzić, kategoryzować i segregować cyfrowe dokumenty, co jest nieporównywalnie wygodniejsze niż w przypadku klasycznego archiwum. Znacznie łatwiej jest również zlokalizować dane cyfrowe, co pozwala zaoszczędzić czas, który także jest cennym zasobem każdego przedsiębiorstwa.
Przejście na archiwum cyfrowe to świetny sposób, aby przyczynić się do ochrony środowiska. Digitalizacja dokumentów papierowych może pomóc zbudować wizerunek marki jako tej, która troszczy się o planetę i chce przyczynić się do rozpowszechnienia proekologicznych rozwiązań. Wyeliminowanie kosztów papieru i atramentu do drukarek to także znaczące oszczędności dla firmy.
Warto współpracować z doświadczoną firmą, a świetnym przykładem jest Pika. Dysponuje ona odpowiednim zapleczem technicznym, kadrowym oraz informatycznym. To doskonały sposób na prawidłowe zabezpieczenie firmowej dokumentacji. Dzięki outsourcingowi można ponadto zaoszczędzić na finansach, zasobach ludzkich oraz zwiększyć wydajność firmy.
